© Depositphotos.com / maxxyustas Ao digitalizar documentos, empresas otimizam espaços físicos e facilitam o trabalho das equipes.
Toda e qualquer empresa precisa administrar pilhas e pilhas de papéis. São documentos referentes à legalização das atividades, do quadro de funcionários, contratos de serviço, entre outros. Como essa papelada precisa sempre estar acessível, deve ser protegida da ação do tempo.
Como a tecnologia está cada vez mais presente na rotina das empresas, há algum tempo já é possível digitalizar todos esses papéis e acessá-los pela web ou pela intranet da empresa. Esse serviço é chamado de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
O conjunto de tecnologias facilita o armazenamento, a busca, o controle e o compartilhamento de documentos. Essas informações podem ser de diversas origens, como imagem, arquivos de texto, papel, microfilme e planilhas.
Destinado às empresas de pequeno, médio e grande portes, o GED pode ser realizado com os mais diferentes formatos, desde imagens à base de dados.
Outras vantagens do GED
Preocupadas com riscos de extravio e deterioração, as empresas estão aderindo cada vez mais ao serviço de gerenciamento eletrônico de documentos, com o intuito de proteger suas documentações e agilizar o acesso que pode ser feito pela web ou pela intranet da organização.
Ao fazer a digitalização de documentos, a empresa facilita a integração entre os departamentos que precisam utilizar a papelada para realizar as tarefas do dia a dia.
O gerenciamento eletrônico de documentos também otimiza os espaços físicos da empresa. Quanto maior o porte, maior a quantidade de papéis que precisa ser armazenada e protegida de intempéries. Ao digitalizar toda a documentação, a empresa pode utilizar as salas de arquivos para outros fins.
Além disso, empresas preocupadas com o meio ambiente estão sempre atentas a metodologias sustentáveis. E o GED é um deles, uma vez que minimiza o uso de papéis ao digitalizar e facilitar o manuseio de diferentes documentos.
