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Tríade do tempo: encontrando o caminho da produtividade

ismagilov / iStock / Getty Images Plus A tríade do tempo é fundamental para uma melhorar a organização do seu tempo.

Você gerencia bem o tempo ou é daquelas pessoas que costumam acumular tarefas, perder prazos e deixa para resolver assuntos importantes na última hora? Já se perguntou se é possível tornar-se uma pessoa mais organizada e produtiva, que não desperdiçar tempo? Quantas vezes você desejou que o dia tivesse mais do que 24 horas?

Entre as várias ferramentas de gestão de produtividade, existe uma denominada Tríade do Tempo, criada por Christian Barbosa, fundador de uma consultoria especializada em produtividade pessoal para empresas. A ideia é simples: organizar as tarefas do dia a dia, conforme o grau de importância, urgência ou circunstância:

  • Tarefas importantes: são as tarefas que proporcionam resultados significativos à sua vida, ou seja, são realmente importantes para você, mas não necessariamente para as outras pessoas;
  • Tarefas urgentes: são acontecimentos imprevistos, que causam estresse e conturbam sua rotina. Também podem ser urgentes as tarefas previstas, mas que não foram executadas no prazo;
  • Tarefas circunstanciais: correspondem a tarefas que são mais importantes para outras pessoas, porém, não são imprescindíveis para a sua vida.

Tríade do tempo ideal: mais produtividade

A partir dessa divisão de importância, urgência e circunstância, fica fácil analisar como você administra seu tempo. Você gasta mais tempo realizando atividades que são importantes para outras pessoas e não para você? Deixa para cumprir suas obrigações em cima da hora porque desperdiça tempo com ações desnecessárias? Como é possível melhorar a gestão do tempo? Como seria a tríade do tempo ideal?

Passar 100% do tempo realizando tarefas que são importantes é o ideal, mas esta não é a realidade da maioria dos profissionais. Afinal, estamos o tempo todo interagindo com o mundo, mas sem controle sobre os acontecimentos. Imprevistos acontecem e, por conta da hierarquia profissional e das relações comerciais, a tendência é que os indivíduos realizem muitas atividades que são necessárias aos outros — mas não a seu próprio trabalho. Por esta razão, não é possível descartar completamente o que é urgente ou circunstancial.

A proposta da Tríade do Tempo é utilizar 70% do tempo com tarefas importantes, 20% para as urgências e 10% para as atividades circunstanciais. No entanto, isto não significa ganhar automaticamente produtividade. Você vai dividir bem o tempo dedicado ao que é importante, urgente ou circunstancial, mas não elevar a produtividade.

Como melhorar a gestão do tempo?

Para melhorar a gestão do tempo e, ao mesmo, tornar-se uma pessoa mais produtiva, você precisa seguir às seguintes dicas:

Organize

O primeiro passo é fazer uma lista de tudo o que você precisa executar, organizando as tarefas conforme o grau de importância, urgência e circunstância. Dessa forma, você não sobrecarrega a mente guardando tantas informações e tentando lembrar de todas as pendências.

Planeje

Ainda que você não possa ter controle absoluto sobre tudo, é importante planejar a agenda e fazer o possível para seguir esta programação. Dessa forma, você conseguirá atingir os objetivos e cumprir obrigações no tempo certo, sem sobressaltos e estresses.

Antecipe

Sempre que possível, antecipe tarefas. Se algum compromisso foi desmarcado ou sobrou tempo no seu dia, por que não aproveitar para antecipar alguma tarefa? Assim, você não corre o risco de que imprevistos prejudiquem as atividades programadas.

Priorize

É importante atualizar sua lista de afazeres. Isso porque, ao longo do dia, podem surgir outros compromissos importantes e que devem ser priorizados. Com isso, outras tarefas poderão ficar em segundo plano.

Equilibre

Independentemente do seu estilo de produtividade, a ideia da Tríade do Tempo não deve engessar sua vida. É importante estar aberto às mudanças e também reservar tempo para o descanso, lazer, hobby, convívio familiar e social. Esse equilíbrio faz bem ao corpo e à mente e, consequentemente, você terá melhores condições para realizar tudo aquilo que é realmente importante, além de concentração para enfrentar os acontecimentos urgentes e disposição para atender às necessidades circunstanciais.

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