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A reunião é necessária para alinhar pontos importantes com os funcionários, mas ela não pode ser maçante, longa e desnecessária. Assim, terá o efeito contrário do que o desejado. Reuniões produtivas geralmente são rápidas e podem ser feitas em até 30 minutos.
O excesso de reuniões é um dos pecados do mundo corporativo. O estudo intitulado Four paths to a focused organization (Quatro caminhos para uma organização focada), realizado pela Bain & Company, revelou que muitas empresas perdem 25% ou mais do tempo de trabalho com atividades de valor baixo ou ineficientes.
Esse número equivaleria a 10 horas de trabalho semanais desperdiçadas de cada funcionário. A burocracia foi um dos principais fatores identificados pela pesquisa como causa dessa perda de tempo.
Como fazer reuniões produtivas
Para evitar o gasto de tempo com reuniões improdutivas, separamos algumas dicas para você!
Invista no planejamento
Antes de convocar seus liderados, defina com clareza qual é objetivo da reunião, seu propósito e qual resultado espera buscar no final. É imprescindível ter um ou dois objetivos, no máximo.
Deixe os objetivos visíveis
Liste os objetivos e imprima uma folha para cada participante da reunião. Outra dica é deixar à mostra no telão.
Defina horário de início e de fim da reunião
Muitas vezes, as pessoas lembram apenas de estipular o início da reunião. Entretanto, é importante definir o horário de encerramento. Isso evitará que o assunto principal fuja da pauta e que assuntos de menor importância sejam debatidos sem necessidade.
Faça reuniões curtas
As reuniões devem ter no máximo 2 horas de duração. Assim, evitará a perda de foco dos seus liderados.
Evite reuniões lotadas
Chame apenas a quem realmente interessa o assunto debatido na reunião. Essa atitude deixará a reunião mais dinâmica e produtiva.
Conduza a reunião
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Conduza a reunião e faça com que seus liderados participem ativamente e se envolvam com o tema debatido. Tenha pulso firme para liderar a reunião e não permita conversas paralelas ou que o foco do tema discutido seja desviado.
Faça um resumo final e direcione os liderados
Ao fim da reunião, fale para as pessoas qual será o próximo passo sobre as decisões tomadas. Deixe claro o papel de cada um e o prazo para a entrega.
